01 —L'accueil téléphonique, premier contact avec vos patients
Avant de voir votre plateau technique, vos manipulateurs ou vos radiologues, un patient entend d'abord votre standard. Une ligne occupée, une attente interminable, un appel qui sonne dans le vide à 12 h 05 : chacun de ces micro-échecs envoie un rendez-vous chez le cabinet d'imagerie voisin — et dégrade l'image d'un centre pourtant irréprochable sur le plan médical. Dans une spécialité où la prise de rendez-vous reste très majoritairement téléphonique, le standard est un outil de production au même titre que le RIS.
Or la téléphonie des cabinets a rarement suivi leur croissance : autocommutateur vieillissant installé il y a quinze ans, lignes analogiques facturées au prix fort, aucun chiffre sur les appels perdus, débordements gérés au bricolage entre deux sites. La fin programmée du réseau cuivre historique rend de toute façon la migration inévitable. Autant en faire une opportunité : moderniser l'accueil, mesurer enfin l'activité téléphonique et réduire la facture.
02 —Notre solution : un standard IP taillé pour l'imagerie
Nous déployons une téléphonie d'entreprise hébergée, dimensionnée pour les pics d'appels d'un centre d'imagerie :
- Standard IP hébergé — postes fixes de qualité professionnelle au secrétariat, softphones sur PC ou mobile pour les radiologues et les cadres, administration centralisée multi-sites.
- SVI médical — un serveur vocal qui oriente d'emblée : prise de rendez-vous, résultats, correspondants médecins, urgences. Les appels arrivent qualifiés, vos secrétaires gagnent du temps sur chaque décroché.
- Files d'attente intelligentes — annonces personnalisées, position dans la file, rappel automatique en cas de forte affluence, débordement d'un site vers l'autre ou vers un télésecrétariat.
- Intégration RIS et agenda — remontée de la fiche patient à l'appel entrant, clic-pour-appeler depuis l'agenda, synchronisation avec votre solution de prise de rendez-vous en ligne.
- Statistiques d'appels — appels reçus, perdus, temps d'attente, par tranche horaire et par site : vous dimensionnez enfin le secrétariat sur des faits, pas sur des impressions.
Le tout s'administre depuis une interface web simple : votre cadre ou votre secrétaire référente modifie une annonce, ajoute un poste ou ajuste les horaires d'ouverture en quelques clics, sans ticket ni intervention technique. Et comme il s'agit de données liées à vos patients, la plateforme est hébergée en France, les journaux d'appels sont protégés et leur conservation respecte le RGPD : la téléphonie fait partie du système d'information de santé, nous la traitons comme telle.
03 —Continuité et mobilité : joignables en toutes circonstances
La téléphonie d'un cabinet d'imagerie ne s'arrête pas à 18 h. Les scénarios de renvoi s'appliquent automatiquement selon vos horaires : messagerie qualifiée à la fermeture, transfert vers le site ouvert le samedi, routage des urgences vers le radiologue de garde. Les astreintes suivent un planning que votre cadre modifie en autonomie : l'appel de garde aboutit sur le mobile ou le softphone du praticien concerné, avec traçabilité complète.
Le softphone transforme n'importe quel PC ou smartphone en poste du standard : un radiologue en téléinterprétation ou une secrétaire en télétravail répond avec le numéro du cabinet, comme sur site. Et parce que la VoIP dépend du réseau, nous sécurisons l'ensemble : lien internet redondé avec secours 4G/5G, priorisation QoS des flux voix, bascule automatique des appels vers des mobiles en cas d'incident majeur. Votre standard ne sonne jamais dans le vide.
Pour les groupes multi-sites de Gironde et de Nouvelle-Aquitaine, la plateforme unifie l'accueil : un numéro unique ou des numéros par site, des files partagées entre secrétariats, et la possibilité pour l'équipe de Mérignac de prendre les appels de Libourne quand l'affluence l'exige. Les statistiques consolidées par site donnent enfin une vision claire de la charge téléphonique du groupe.
04 —Migrer sans coupure, sans perdre un seul appel
La crainte de tous les gérants de cabinet : « et si le téléphone coupe pendant la migration ? ». Notre méthode l'exclut. La portabilité de vos numéros — un droit encadré par l'ARCEP — est instruite par nos soins auprès des opérateurs : vos lignes historiques, connues de vos patients et de vos correspondants adresseurs, sont intégralement conservées.
La nouvelle plateforme est installée et testée en parallèle de l'existant : postes provisionnés, SVI enregistré, files d'attente et renvois validés à blanc, secrétaires formées sur leur futur outil. Le jour J, la bascule est programmée à une heure creuse, en concertation avec le planning des vacations ; pendant les minutes de transition, les appels entrants sont redirigés automatiquement. Résultat constaté sur nos migrations : zéro appel perdu, et une facture télécom réduite en moyenne de 30 % dès le mois suivant.
05 —Un intégrateur télécom à Mérignac, proche de vos équipes
La téléphonie se règle dans la durée : un message d'accueil à réenregistrer, une file à ajuster avant l'été, un nouveau site à raccorder. Notre équipe de Mérignac, aux portes de Bordeaux, intervient sur site dans toute la Gironde et la Nouvelle-Aquitaine pour installer les postes, former les secrétaires et affiner les scénarios d'appels au fil de votre activité ; notre agence parisienne couvre l'Île-de-France. Et parce que la voix passe par le réseau que nous exploitons déjà pour vos images, vous gardez un interlocuteur unique pour toute la chaîne. Une équipe issue de la fusion d'ITCHAIN et de LSI, au service de l'imagerie depuis plus de dix ans, présente chaque année aux Journées Francophones de Radiologie.
FAQ —Vos questions sur la téléphonie VoIP médicale
Conservons-nous nos numéros de téléphone actuels ?
Oui, à 100 %. La portabilité des numéros est un droit encadré par l'ARCEP : vos lignes historiques, y compris les numéros connus de vos patients et de vos correspondants depuis des années, sont transférées vers la nouvelle plateforme. Nous gérons l'intégralité du dossier de portabilité auprès des opérateurs, sans démarche de votre part.
Y a-t-il une coupure pendant la migration ?
Non. La nouvelle plateforme est installée, configurée et testée en parallèle de l'existant. Le jour de la portabilité, la bascule est programmée à une heure creuse et les appels entrants sont temporairement redirigés : aucun appel patient n'est perdu. Vos secrétaires sont formées sur les nouveaux postes avant la bascule, pas après.
La téléphonie s'intègre-t-elle avec le RIS ou l'agenda en ligne ?
Oui. Selon votre RIS et votre solution de prise de rendez-vous, nous mettons en place la remontée de fiche patient à l'appel entrant, le clic-pour-appeler depuis l'agenda et le routage des débordements vers une plateforme de secrétariat externalisé. Vos secrétaires identifient l'appelant avant même de décrocher et gagnent un temps précieux sur chaque prise de rendez-vous.
Quel coût par rapport à nos lignes classiques ?
La VoIP supprime les abonnements de lignes analogiques ou T2 et les coûts d'un autocommutateur vieillissant : nous constatons couramment 30 % d'économie sur la facture télécom globale. Le modèle est un forfait mensuel par utilisateur, appels vers les fixes et mobiles inclus, avec un engagement de service contractualisé.
Comment gérer les astreintes et la permanence des soins ?
Le standard applique automatiquement vos calendriers de garde : en dehors des horaires d'ouverture, les appels sont routés vers le radiologue d'astreinte, sur son mobile ou son softphone, selon un planning modifiable par vos soins. Les scénarios de débordement, les annonces adaptées et la traçabilité des appels de garde sont inclus.